3 Ist-Erhebung und Anforderungsanalyse

Dieser Projektschritt umfasst die Erhebung aller für die Konzeptentwicklung notwendigen Informationen, insbesondere der Anforderungen der künftigen Anwender (vgl. Tab. 2). Die Anforderungen betreffen dabei nicht nur die zu verarbeitenden Daten, sondern auch die auf ihnen ablaufenden Arbeitsvorgänge (Prozesse). Wesentliche Informationsquellen sind die Mitarbeiter, organisatorische Vorgaben, vorhandene Datensammlungen und die eingesetzten Arbeitsmittel.
Die umfassende Erhebung und Analyse des Ist-Zustands bildet die Basis für alle konzeptionellen Überlegungen und Entscheidungen. Sie schafft gleichzeitig den Grundstock für die Information der Mitarbeiter und die wichtigste Möglichkeit, alle Betroffenen in einem frühen Stadium in die Entscheidungsfindung mit einzubeziehen.
Die Tätigkeiten in dieser Projektphase lassen sich den Arbeitsabschnitten Vorbereitungsphase, Erhebungsphase und Analysephase zuordnen.

Bereich	Inhalte
Organisation	Aufbau und Aufgaben der involvierten Abteilungen, Schnittstellen zwischen internen und externen Organisationseinheiten, Datenflüsse mit Mengen- und Zeitangaben, Arbeitsabläufe mit einzelnen Arbeitsschritten und -ergebnissen, aktueller Umfang der IT-Unterstützung, Informationsbedarf.
Personal	Stellenbeschreibungen, Ausbildungsstand, Altersstruktur derzeitiger, anteiliger Zeitaufwand für die konventionelle Planwerksführung, organisatorische Zuständigkeiten, Weisungsbefugnis, erwarteter zukünftiger Personalbedarf.
Graphische Informationsarten	Identifikation Art und Qualität des Informationsträgers Bezugssystem, Gebietsausdehnung Art der Darstellung (Katasterkarte, Übersichtsplan, ...); Planinhalte und Plangestaltung: Datenqualität und -aktualität; Quellen (Datengrundlage, Vermischung, ...) Art der Informationsweitergabe (Zuständigkeiten, Art und Häufigkeit der Nutzung)
Alphanumerische Informationsarten (Fachdaten)	Medium (Listen, Karteien, Dateien, Datenbanken), Zugriffsschlüssel (Bezeichnung, Definition),· Herkunft, Abhängigkeiten der Datensammlungen untereinander, geführt (von - bis), Vollständigkeit, Fortführungshäufigkeit.
Vorschriften und Normen	organisatorische Verfügungen, interne Zeichenvorschriften, externe Dokumentationsvorschriften, technische Regelwerke, DIN-Normen.
DV-Einrichtungen	Hardwareplattformen, Betriebssysteme und Netzwerksoftware, eingesetzte Softwarekomponenten, Datenschnittstellen, DV-technische Schnittstellen und Datenflüsse.
Weitere Informationen	Organigramme, Organisations- und Arbeitsanweisungen, Aufgabenverteilungspläne, Muster von Karteien, Formularen, Listen, Reports, Plänen, Skizzen usw.

Tabelle 2: Zu erhebende Informationen.