Nach dem Entscheid beginnt die Phase der Systemeinführung. Nun gilt es, die geplanten und verabschiedeten Systemeigenschaften gemeinsam mit dem Systemlieferanten in die Wirklichkeit umzusetzen. In der Regel wird man dem geplanten System in Schritten nahekommen, sei es durch ein detailliertes Feinpflichtenheft, durch Anwendungsprototypen oder durch eine Pilotapplikation, über die Erfahrungen gesammelt und erste Nutzeneffekte erzielt werden können.
Weitere Schritte innerhalb dieser Projektphase sind der Probebetrieb, die Systemabnahme und der sich anschließende Gewährleistungszeitraum.
Der Probebetrieb dient dem Nachweis der geforderten Systemmerkmale und erfolgt unter betriebsmäßigen Bedingungen mit bestimmter Dauer. Er gilt als bestanden, wenn das System über den vereinbarten Zeitraum alle Funktionen mit den im Vertrag geforderten Leistungsmerkmalen erfüllt.
Bei wesentlichen Mängeln, die die Funktionsfähigkeit in Frage stellen, erhält der Auftragnehmer eine angemessene Frist zur Beseitigung der Mängel. Anschließend liegt es im Ermessen des Auftraggebers, ob er den Probebetrieb neu beginnt.
Die Abnahme des Gesamtsystems erfolgt nach erfolgreich abgeschlossenem Probebetrieb und umfasst alle Systemkomponenten. Dazu erfolgt durch die Projektgruppe eine Festlegung und Klassifizierung der Abnahmekriterien auf der Basis des Pflichtenhefts. Wird im Abnahmeprotokoll die Funktionsfähigkeit des Gesamtsystems bzw. die Erfüllung der zugesicherten Systemeigenschaften bestätigt, beginnt die Gewährleistungszeit. Für die während der Abnahme erkannten Mängel erhält der Auftragnehmer eine angemessene Frist zur Nachbesserung, die jedoch die Dauer eines Monats nicht überschreiten sollte.
Während der Gewährleistungsfrist ist das System zur Wahrung von Rechtsansprüchen systematisch zu prüfen und zu nutzen. Erkannte Fehler sind zu dokumentieren und dem Systemlieferanten zur Beseitigung mitzuteilen.